Как отчет работает за вас?
Публичный отчет по вашему проекту – это мощный инструмент, который помогает вам влиять на общественное мнение, находить партнеров и сторонников, привлекать финансы и заставлять людей говорить о вас. Что делает за вас качественный отчет?
— Повышает узнаваемость
Он говорит о вас больше, чем ваши соцсети, сайт и прочее, и помогает людям сразу получить всю информацию о вас и вашем проекте. Хорошим отчетом делятся друг с другом. Его показывают и им гордятся.
— Создает надежную репутацию и завоевывает доверие
Люди видят, что вы честны, открыты и прозрачны: в любой момент каждый может увидеть ваш отчет и узнать, что и как вы делали. Вам начинают доверять: больше поддерживать, рассказывать о вас, чаще посещать ваши мероприятия, ставить реакции в соцсетях, партнеры начинают сами находить вас и предлагать помощь, появляются новые члены команды, новые направления и возможности. Бонусом: идет следующий пункт.
— Привлекает средства
Чем ваш отчет качественней, тем четче он говорит Фондам, частным жертвователям и спонсорам о том, на что пойдут и как будут работать выделенные ими средства. В результате вас финансируют чаще, чем других.
Сравните 3 ситуации.
- Фонд помощи бездомным кошкам опубликовал.
«Получили 10 000 рублей. Купили 100 кг корма. 1 месяц кормили им 20 слепых кошек. 10 волонтеров помогали ухаживать за ними»
- Проект помощи молодым талантам написал.
«Дорогой бизнесмен, вы сделали пожертвование на 100 000 руб. На ваши средства мы сделали счастливыми всех детей нашего города. Перечислите нам еще»
- Социальный проект по развитию уличного спорта написал.
«Никаких комментариев не даем. На что тратятся ваши деньги – не ваше дело»
Кому бы вы помогли пожертвованием? Для кого бы захотели стать партнером?
Уверены, что большинство бы помогло только в ситуации №1. Почему? Открыто, честно, понятно какая помощь нужна и на что идут деньги. И котики тут не совсем при чем.
— Доказывает вашу экспертность
Своим отчетом вы можете показать, что вы не просто хорошо разбираетесь в своей теме, но вы – лучший в этой сфере, ваши знания и опыт уникальны и глубоки, а лично с вам хорошо бы иметь дело. Благодаря этому восприятию вас смогут чаще приглашать как эксперта, например, в СМИ, на разные мероприятия, совместные проекты, на публичные обсуждения.
— Укрепляет связи
Прислать свой отчет партнерам – это хороший способ поблагодарить их, показать их вклад и значимость для вас.
Вопрос. Мы просто социальный проект / команда / друзья, которые делают мир лучше. Нужен ли нам отчет?
Ответ. Да, отчет поможет вам стать заметней, найти последователей и партнеров.
Кому нужны отчеты?
— Грантодателям / фондам / спонсорам
Им важно знать, что их деньги использованы по целевому назначению, результаты, о которых вы заявили, достигнуты.
— Участникам проекта
Отчет помогает увидеть весь проект сразу, почувствовать ценность участия в нем, укрепить эмоциональную связь с вами.
— Партнерам
Помогает оценить ценность своего вклада и принять решение о продолжении сотрудничества.
— Медиа и СМИ
Помогает вам стать заметными, привлекать внимание к себе и появляться в инфоповодах.
Как часто делать отчеты?
Мы заметили в официальном канале ВОГ сильную инициативу: каждую неделю ВОГ публикует дайджест главных событий, произошедших в региональных отделениях ВОГ.
И это тоже форма отчета. В нем: что произошло, где, какое значение имело плюс ссылки на каждое событие, по которой можно почитать подробнее, посмотреть фото, видео и посмотреть результаты.
Вызывает доверие, наглядно иллюстрирует деятельность. Согласны?
Создаем отчет: пошаговая инструкция
1. Подготовьте все материалы
— Соберите все данные за 1 год: отчеты, фото, отзывы, статистику, финансы.
— Проведите мини-интервью с командой, партнерами и теми, кому вы помогли.
Советы.
- Не оставляйте все на конец. Заранее планируйте, какие материалы, показатели и данные вам нужно собрать, чтобы включить их в отчет. Создайте для них шаблоны и специальные папки на компьютере.
- Ведите дневник проекта, собирайте как можно больше фотографий, видео, отзывов, историй тех, кому вы помогли. Везде, где только можно, ведите учет: сколько человек зарегистрировалось, сколько пришло, какие изменения произошли.
- Не забывайте про важность таких показателей проекта, как «до-после». В отчетах они всегда смотрятся очень выигрышно.
2. Оцените все, что происходило с проектом
— Сопоставьте цели и результаты
— Подумайте, чем вы можете гордиться, что было успешно, а где вы столкнулись с трудностями и проблемами, что у вас шло по плану и даже лучше, а что не так и почему?
3. Подготовьте черновик
— Составьте структуру отчета (можно взять нашу – она в это статье, ниже)
— Напишите все тексты, заголовки, цитаты, цифры
— Добавьте фотографии, иллюстрации
— Что можно – вставьте в виде инфографики
4. Отредактируйте и сверстайте
— Проверьте стиль, содержательность, логику
— Уберите лишние слова, большие тексты сократите или оформите в виде инфографик
— Проведите вычитку: нигде ли не ошиблись? Соответствуют ли иллюстрации тексту? Не упустили ли вы что-то?
— Оформите визуально: красиво, читаемо и эффектно
5. Согласуйте с командой / партнерами
И обязательно дайте еще раз кому-то на вычитку и оценку.
6. Опубликуйте отчет: покажите его миру
Разошлите по всем своим партнерам, грантодателям и участникам проекта, опубликуйте в своих социальных сетях и на сайте, поделитесь со всеми, с кем только можно.
У каждого фонда свои требования по отчетности. Получили грант? Сразу же смотрите, как отчитываться. Если узнаете все заранее, то реализуя проект, соберете все нужные материалы и избежите головной боли при итоговой отчетности.
В своем опыте мы встречали такие необычные требования, как:
- записать площадь помещения, где проходило мероприятие;
- получить документ от собственника площадки о максимальной вместимости площадки;
- получить подписи минимум 3 человек, подтверждающие, что число зарегистрированных людей, число участников мероприятия и число человек на фото совпадает.
Кейс: что писать в годовом отчете
Отчет нашей АНО «Услышать тишину» в этом году получил «Золотой стандарт». Можно взять его за образец вот здесь: отчет АНО «Услышать тишину»
Или можно использовать нашу инструкцию ниже.
Итак, в отчет обязательно включите.
- Информацию о вашей организации или проекте
Напишите название, период отчета, логотип, можно расположить логотипы партнеров.
- Содержание с названиями разделов и страницами
Не обязательный пункт, но это очень удобно и заботливо по отношению к тем, кто будет читать ваш отчет.
- Введение
Кратко познакомьте читателей с вашим проектом: расскажите о нем, его миссии, целях, решаемых проблемах, географии. Можно написать о том, какие планы были поставлены на этот период, все ли удалось, а если нет, то почему.
- Ключевые достижения
— Напишите количественные показатели – главные цифры. Например, мы провели 23 концерта, накормили 12 000 человек, перевели через дорогу 120 бабушек.
— Расскажите о качественных показателях – тех, что нельзя измерить в цифрах. Но можно оценить по результатам исследований (опросов, интервью, фокус-групп, экспертной оценки и др.). Например, повысили уверенность школьников, улучшили навыки самообслуживания.
— Можно написать о том, каких показателей удалось достичь, а каких нет и почему.
- События проекта
Расскажите о всем, что происходило в вашем проекте. Например:
— Программы, направления и мероприятия проекта
— Признание, достижения
— Научную работу
— Поддержку СМИ
Можно написать о трудностях, с которыми вы столкнулись, и о том, как вы их преодолевали.
- Планы
Напишите о ваших планах на следующий год, новых целях, мероприятиях, событиях.
- Финансы
Ваш бюджет: доходы, расходы, источники финансирования. Укажите, сколько средств было привлечено, откуда, на что они пошли и осталось ли что-то.
- Команда проекта
Напишите о членах команды, их компетенциях, приложите фото. Можно написать ваши цитаты.
- Партнеры
Расскажите о тех, кто поддержал вас. Укажите имена, названия, логотипы. Поблагодарите.
- Ваши контакты
Дайте все ваши контакты, укажите сайт, ссылки на социальные сети.
Советы:
- Не стесняйтесь: хвалите свой проект, рассказывайте про его самые лучшие стороны, делитесь достижениями.
- Но пишите кратко и по делу: в больших текстах легко потерять смысл.
- Включайте больше фотографий, личных историй тех, кому вы помогли.
- Делайте наглядные инфографики.
- Благодарите всех, кто поддерживал вас.
Хотите рассказать о своем социальном проекте? Получить помощь в разработке проекта или отчета?
About The Author
